Многие частные пользователи или сотрудники предприятий сталкиваются с тем, что документы, хранящиеся на компьютере, нужно как-то структурировать, быстро передать их или настроить общий доступ. Не всегда это получается реализовать при помощи создания локальной сети, поскольку не все устройства могут состоять в ней. Специально для таких ситуаций рекомендуется использовать системы электронного документооборота (СЭД). Такие программы предоставляют уникальный набор функций, значительно упрощающих задачу управления файлами разного формата.
Microsoft SharePoint
Предлагаем начать наш обзор с комплексного решения от компании Microsoft под названием SharePoint. Это коллекция программного обеспечения под полным наименованием Microsoft SharePoint Products and Technologies. В него входит сразу несколько компонентов, отвечающих за организацию совместной работы, о чем более развернуто мы предлагаем прочесть на официальном сайте компании Microsoft, ведь разработчики максимально детально расписали там этот вопрос. Этот компонент в виде SharePoint Server может быть установлен только на операционную систему Windows Server, а взаимодействие со всеми остальными составляющими происходит уже через интернет. Акцентировать внимание на инсталляции мы не будем, поскольку чаще всего этим занимаются системные администраторы фирм.
Основное предназначение SharePoint — создание сайтов, позволяющих наладить совместную работу сотрудникам одной или нескольких компаний. Документы и различные файлы, загружаемые на сайт, будут общедоступными или же для каждого из них настраивается уровень доступа отдельно. Пользователи управляют всеми этими объектами при помощи элементов интерфейса. Загрузка, редактирование и другое управление базовой инфраструктурой документов происходит через бесплатное приложение Microsoft SharePoint Foundation, которое является частью Windows Server. Как видно, рассмотренный компонент довольно сложный и часто применяется только в больших компаниях, где за настройку ПО и его корректную работу отвечает специально нанятый человек, поэтому мы и не стали рассказывать абсолютно обо всех возможностях этого комплекса инструментов.
Скачать Microsoft SharePoint Products and Technologies с официального сайта
FossDoc
FossDoc — еще одно решение, состоящее из целого ряда различных компонентов, работающих по принципу клиент-сервер. Мы предлагаем вкратце разобраться с каждым из них, чтобы знать о назначении и важности всех составляющих:
- — является сервером и обеспечивает логистику программ и другого сервера, который выполняет функцию системы управления базами данных. Существуют дополнительные модули, подключаемые к данному серверу. Они и определяют само поведение системы, устанавливая дополнительные правила и расширяя возможности.
- — один из модулей, который подключается к серверу приложений. Именно он позволяет взаимодействовать со всеми программами и файлами через установленный на компьютере веб-обозреватель.
- . В качестве базы данных можно установить любое популярное поддерживаемое ПО, например, Microsoft SQL Server или Oracle. Она хранит в себе абсолютно всю информацию, которую загружают в программу пользователи.
- — самый важный компонент для обычного пользователя, поскольку предназначен для подключения к серверу и выполнения там все необходимых задач, например, чтения файлов, их редактирования, загрузки или удаления. Реализован клиент в виде обычной программы с графическим интерфейсом. Его окно вы видите на скриншоте ниже.
- — еще одно важное приложение, которое реализует все то же самое, что и обычный клиент, только уже в браузере, предоставляя юзеру все необходимые инструменты и меню для работы с файлами.
- . Последнее клиентское приложение, доступ к которому должен иметь только администратор, заведующий всем документооборотом. Через него создаются учетные записи пользователей, настраивается уровень доступа и подключаются отдельные опции.
Благодаря FossDoc можно не только управлять документами, которые были созданы в других программах, но и добавлять различные бланки самостоятельно при помощи встроенных опций. Например, здесь без проблем создаются официальные приказы по стандартизированным формам, ведутся переписки через встроенный модуль и указываются регистрационные записи. Что касается самого управления документами, то в FossDoc оно осуществляется в соответствующем клиенте или через веб-сайт, о чем вы уже знаете из приведенной выше информации. Список файлов составлен в виде дерева, что поможет сориентироваться по каталогам. Обычно список документов, хранящихся на сервере, очень огромный, поэтому его приходится всячески сортировать. Для этого в FossDoc имеется опция проектирования, которая позволяет легко разбить объекты по категориям или вручную создать распределение.
Скачать FossDoc с официального сайта
XPages Dynamic
Следующее решение под названием XPages Dynamic такое же продвинутое, как и те два, о которых мы рассказали выше. Его особенность заключается в гибкой конфигурации, что дает возможность оптимизировать систему электронного документооборота под конкретного заказчика. Имеется ряд графических приложений и модулей, встроенных в стандартный набор XPages Dynamic. Давайте ознакомимся с ними более детально по тому же примеру, о котором говорили выше:
- . Название первого приложения уже говорит само за себя. Оно позволяет вести штатное расписание, просматривать список доступных и занятых вакансий, учитывать рабочий стаж абсолютно каждого сотрудника и контролировать личные дела всех работников, включая их редактирование.
- . Предназначено для сохранения важной информации, связанной с адресами, телефонами и электронной почтой поставщиков, клиентов и партнеров. Здесь же происходит учет карточек всех контрагентов и может осуществляться быстрый поиск по данным благодаря встроенной опции.
- . Это приложение считается самым важным для документооборота, поскольку именно через него происходит прием входящих документов, регистрация исходящих бланков, поиск и редактирование всей хранящейся информации. Отметим, что быстрый поиск необходимого бланка может осуществляться даже по штрих-коду.
- . В качестве модуля для пользователей с расширенным уровнем доступа разработчики предлагают использовать отдельное приложение. Его функциональность сосредоточена на взаимодействии со всеми первичными учетными, финансовыми, плановыми документами, торговыми, кадровыми и другими ценными бумагами.
- . Здесь присутствуют все требуемые опции для работы с договорами любых форматов, а также осуществляется контроль доступа к документам разного типа. Пользователь, у которого имеется доступ к этому бизнес-приложению, может создавать мероприятия и события, отправляя уведомления всем сотрудникам, сортировать данные и мониторить соблюдение договоров.
- . Еще один компонент, который напрямую связан с документооборотом, ведь именно здесь хранятся абсолютно все файлы. Их сортировка происходит по разным типам, а расположение выполнено в виде иерархии. Это составляющее корректно взаимодействует со всем описанным выше ПО.
Только что вы узнали обо всех компонентах, входящих в состав XPages Dynamic. Теперь вам остается только более детально изучить их взаимодействие, ознакомившись с руководствами от разработчиков на официальном сайте. Так вы сможете решить для себя, подходит ли вам данная система электронного документооборота и стоит ли ее вообще приобретать в качестве комплекса постоянного использования.
Скачать XPages Dynamic с официального сайта
DIRECTUM
DIRECTUM — профессиональное и дорогостоящее программное обеспечение для всех компаний, которые заинтересованы в автоматизации документооборота. Здесь вы можете создавать документы, основываясь на готовых шаблонах, или загружать их из электронной почты. Если речь заходит о бумажных документах, то они будут перемещены в приложение сразу же после завершения сканирования. Для больших фирм актуальным будет решение DIRECTUM Ario, которое работает по технологии машинного обучения. Оно автоматически сортирует всю получаемую документацию и составляет соответствующие карточки. На официальном сайте разработчики описали даже окупаемость этого компонента для компаний различного уровня.
Все добавляемые файлы помещаются в единое хранилище и могут быть сохранены в разных папках, поскольку пользователь взаимодействует только с прямыми ссылками. Сам список папок изначально отсутствует, а его создание зависит от самих сотрудников, ведь производится исключительно по личным предпочтениям и в зависимости от формата фирмы. Таких каталогов может быть неограниченное количество с определенным уровнем доступа. Каждый бланк имеет свой жизненный цикл, после чего автоматически перемещается в архив или удаляется. Это настраивается для каждого типа документов отдельно, что позволяет всегда поддерживать только актуальный список сводок и не засорять хранилище ненужными данными, которые могут удаляться только вручную. Благодаря удобному интерфейсу и встроенным опциям поиск карточек тоже значительно ускоряется, а также доступно сканирование уникального штрих-кода для быстрого перехода к документу. Кликните по ссылке ниже, чтобы изучить базовую презентацию DIRECTUM и заказать подробную для вашей организации, если вы заинтересовались в этом софте.
Скачать DIRECTUM с официального сайта
elDoc
Как вы уже поняли, все программы для документооборота, о которых мы хотим рассказать в рамках сегодняшней статьи, профессиональные. elDoc не стала исключением в этом плане, ведь ее разработчики завоевали хорошую репутацию на мировом рынке именно благодаря данному решению. В нем присутствуют все те же составляющие, о которых мы говорили ранее, но их реализация является уникальной и подойдет фирмам разных направлений и масштабов. Администратору, взаимодействующему с elDoc, точно приглянется встроенный конструктор, поскольку он не только поможет быстро построить новые маршруты и внести формы документов, но и поможет справиться с поставленной задачей без привлечения сторонних разработчиков. Обычный же пользователь получит удобный и простой интерфейс с доступом к хранилищу в любое время суток.
Дополнительно elDoc упростит автоматизацию рутинных процессов при помощи подключения модуля TaskBot. О его работе создатели рассказывают при проведении презентации, а также предлагают ознакомительный период с данным приложением. Рассматриваемое программное обеспечение поддерживает неограниченное количество пользователей, которые могут работать одновременно, может подключать разнообразные приложения при помощи панели администрирования и способно считывать штрих-коды, размещенные на документах, что упрощает поиск. Что касается добавления и редактирования документов, то здесь эта опция реализована точно так же, как и в других ПО, о которых мы уже рассказывали ранее. Обратите внимание, что по умолчанию язык интерфейса в elDoc выставлен украинский, но по желанию его можно поменять на русский, английский или любой другой из доступного списка.
Скачать elDoc с официального сайта
Alfresco
Программное обеспечение для управления документооборотом от Alfresco поможет контролировать контент компании с помощью прозрачного управления информацией и эффективного соответствия GDPR, что напрямую приводит к ощутимым преимуществам в бизнесе, ведь экономит не только время, но и деньги. Alfresco позволит не только загружать документы, находящиеся на локальном хранилище или в профиле электронной почты, это решение поддерживает и мгновенное сканирование с захватом всех данных и автоматической сортировкой, а также предоставляет разные варианты развертывания. Дополнительно в управлении файлами помогает искусственный интеллект с функциями машинного обучения. Именно благодаря ему производится быстрая сортировка, умный поиск и заполнение карточек. Со временем регистрации эта технология работает все лучше и лучше, поскольку самостоятельно обучается.
Многофункциональные модели метаданных в Alfresco или свойства могут использоваться для автоматического перемещения документов через специальный процесс или жизненный цикл управления карточками. Встроенные рабочие приложения упрощают просмотр и утверждение документов, а ручное определение процессов может упростить любую интенсивную работу с контентом, что всегда положительно сказывается на эффективности работы. Все сотрудники предприятия при установке Alfresco сразу свяжутся в одну цепочку и смогут без проблем взаимодействовать между собой. При необходимости администратор самостоятельно устанавливает уровни доступа, настраивает каталоги и интегрирует приложения. Если вас заинтересовало это ПО, рекомендуем ознакомиться с его пробной версией, а уже потом задумываться о покупке, чтобы быть уверенным в соответствии софта своим требованиям.
Скачать Alfresco с официального сайта
ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент 7
ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент 7 — комплексное программное обеспечение, основная функциональность которого сосредоточена на автоматизации бизнесов разных форматов. Благодаря этой системе можно управлять как сотрудниками, так и клиентами, что также подразумевает и удобный документооборот. Разработчики позиционируют свой продукт именно как инструмент для управления, поскольку оно может контролировать абсолютно все этапы ведения дел, начиная от планирования и заказов, заканчивая обработкой полученных средств и договоров. При покупке ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент 7 разработчики подбирают модули в соответствии с заказчиком, обеспечивая его всеми необходимыми приложениями с предварительной настройкой.
Что касается непосредственного взаимодействия с документами, то создатели выделили отдельные модули для разных объектов, например, при заключении договоров используется особое меню, а сортировка также происходит автоматически. Входящие документы можно загружать как с локального хранилища, так и через электронную почту или сканер. ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент 7 легко масштабируется, что разрешает подключить неограниченное количество учетных записей и всегда расширять хранилище, если жизненный цикл файлов не позволяет одновременно сохранять их все в рабочем состоянии. Как и любое другое ПО подобного уровня, это приобретается по заранее спланированному заказу и переговоров с разработчиками. Узнать более детальную информацию по этому поводу можно на официальном сайте, кликнув по следующей ссылке.
Скачать ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент 7 с официального сайта
DocsVision
DocsVision — последнее комплексное программное обеспечение, о котором мы хотим поговорить в рамках сегодняшнего материала. Его особенность заключается в том, что разработчики постарались максимально снизить порог входа как для обычных пользователей, так и для администраторов, которые буду заниматься настройкой системы для корректной работы. Начнем с обычных юзеров и отметим, что создатели уверяют о полном понимании интерфейса и об отсутствии необходимости дополнительного обучения сотрудников. Администратор же обойдется без знания языков программирования, ведь весь комплекс собирается из уже рабочих приложений, которых всего существует десять.
При знакомстве с DocsVision во время презентации вы можете самостоятельно выбрать все приобретаемые модули. Для документооборота точно стоит подключить все основные решения, большой архив и договорной документооборот, если фирма ведет учет карточек подобных типов. Все остальные компоненты — рекомендации для крупных предприятий, где не хватает человеческой силы на обработку большого количества сведений. Как и в других случаях, разработчики DocsVision проводят презентацию своего софта, где можно задать все интересующие вопросы и решить, стоит ли приобретать данное ПО на постоянную основу. Имеется и пробная бесплатная версия, которая поможет ознакомиться с основными функциями DocsVision.
Скачать DocsVision с официального сайта
Сегодня мы рассказали о самых системах электронного документооборота. Как видно, все они нацелены на профессиональную аудиторию, распространяются платно и представлены в виде комплексных инструментов. К выбору такого софта нужно подходить со всей ответственностью, ведь по сути это является вложением в развитие компании и влечет за собой определенные последствия. Если выбрать правильный вариант, последствия будут только положительные и упростится процесс управления всеми аспектами ведения бизнеса.
Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.
Помимо этой статьи, на сайте еще 13047 полезных инструкций.
Добавьте сайт Lumpics.ru в закладки (CTRL+D) и мы точно еще пригодимся вам. Опишите, что у вас не получилось. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.
